学校各有关单位：

我校在做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作中形成了大量的文件材料，收集整理和保管利用这些文件材料，对于发挥档案工作的基础性、支撑性作用，为今后工作查考、经验借鉴、校史编纂、教育师生、历史研究等有着十分重要的意义。

根据国家档案局、福建省档案局、泉州市档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控专题档案归档工作的有关精神及学校领导的指示，现将有关事项通知如下：

一、归档单位

校办党办、国际处、人事处、财务处、研究生院、教务处、学生处、信息处、后勤资产处、保卫处、离退休处、宣传部、纪检办、资产经营公司、校医院、校工会、附中、幼儿园及各学院

二、归档范围

新型冠状病毒感染肺炎疫情防控专题档案是指在疫情防控工作中直接形成且具有保存价值的纸质文件、照片、音像、电子文件、实物等形式和载体的原始记录。专题档案的保管期限统一定为永久，其归档范围具体包括：

1.学校上级有关部门、领导关于华侨大学疫情防控工作的指示、批示、讲话和在视察、检查华侨大学疫情防控工作时形成的材料；

2.以校领导个人名义发布的与疫情防控相关的信件等材料；

3.以中共华侨大学委员会、华侨大学及华侨大学新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作领导小组发布的关于疫情防控和开学事宜的通知、意见、办法、规定、工作方案等材料；

4. 华侨大学新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作领导小组及其下属的工作组部署疫情防控工作的会议记录、会议纪要；

5.各相关单位关于疫情防控工作的计划、安排、实施方案、工作措施、工作报告、各类报表、工作总结等材料；

6.各相关单位关于疫情防控工作的应急预案、医案、标准及治疗技术与操作规程等材料；

7.医药用品和相关物资的采购、调拨、管理、分发和保障师生生活等方面的材料；

8.因疫情防控而接受的社会捐赠及捐赠资金、物资收储、分配使用等方面的材料；

9．加强与疫情防控相关的校园治安管理方面的材料；

10．疫情防控工作中各类新闻报道、防控知识、宣传品及宣传材料；

11. 疫情防控中的经验教训、典型事迹及表彰活动等方面的材料；

12.其他与疫情防控工作相关的材料。

三、有关要求

各相关单位应在华侨大学新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作领导小组的领导下，明确工作责任，指定专人负责，认真做好疫情防控工作各类材料的收集、整理、归档工作，做到应收尽收、应归尽归。各相关部门应将有关材料收集整理后，盖上本单位公章，连同归档材料的目录清单，于疫情缓解、正式开学后的一个月之内向档案馆移交。档案馆将通过适当方式通报各单位归档情况。档案馆联系人：庄丽萍（电话：0595—22693681）、李培芳（电话：0592—6160053）。归档过程中如有不明之处或技术性问题，可随时咨询。

附件：华侨大学归档材料整理规则

                                华侨大学档案馆

                                                               2020年2月21日

附件

华侨大学归档材料整理规则

一、收集：

对照归档范围把全部材料收集齐全，分出应归档材料和不归档材料。

二、组件（件的组织）：

1.件的构成。归档文件材料一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图表等一册（本）为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件办理单的，文件办理单与相关文件为一件。

2.件内文件材料排序。归档文件材料排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件办理单的，收文文件办理单在前，收文在后；发文正本在前，发文办理单在后。

三、排列：

归档材料按时间结合事由排列，同一事由中的材料，按文件形成先后顺序排列。

四、其他：

编号、编目、装订、上架、数字化等其他各项工作均由档案馆完成。